V dobi digitalne preobrazbe, kjer je učinkovito upravljanje dokumentov ključnega pomena za organizacije, se pojavlja rešitev, ki omogoča varno arhiviranje ključnih dokumentov. SAPov produkt Document Management System (DMS) s funkcionalnostjo arhiviranja prinaša organizacijam možnost za varno hrambo zakonsko predpisanih ter drugih dokumentov, kar zagotavlja skladnost z regulativami ter enostaven dostop do pomembnih podatkov.

Namen arhiviranja v DMS: Varna hramba in skladnost

Glavni namen arhiviranja dokumentov v DMS je omogočiti organizacijam varno hrambo dokumentov, ki jih predpisujejo zakoni in regulative. To zagotavlja, da organizacije ne samo spoštujejo zakonskih zahtev, ampak tudi zagotavljajo dolgoročno razpoložljivost pomembnih informacij.

Shranjevanje v PDF/A formatu: Za zagotovitev dolgoročne berljivosti

Ena izmed pomembnih značilnosti arhiviranja v DMS je možnost shranjevanja dokumentov v PDF/A formatu. Ta format zagotavlja, da bodo dokumenti po izgledu vedno enaki, kot so bili ob tiskanju, saj ohranja strukturo dokumenta ter omogoča dolgoročno dostopnost.

Certificiranje s strani arhiva Republike Slovenije: Za zaupanje in skladnost

Arhiviranje v DMS je lahko certificirano s strani arhiva Republike Slovenije (ARS). Ta certifikat potrjuje, da rešitev izpolnjuje stroge standarde za dolgoročno hrambo dokumentov in zagotavlja skladnost z zakonodajo ter regulativami.

Enostavno delovanje: Povezava s tiskalnikom

Delovanje arhiviranja dokumentov v DMS je preprosto. Ob tiskanju dokumenta se le-ta samodejno odloži v dokumentni sistem. To pomeni, da se dokument hkrati s tiskanjem arhivira, kar zagotavlja dosledno arhiviranje ključnih podatkov.

Nastavljivost in povezava na originalni dokument: Popolna kontrola

DMS omogoča organizacijam popolno nastavljivost arhiviranja. Povezava med arhiviranim dokumentom in originalnim dokumentom v ERP sistemu je omogočena v obe smeri, kar zagotavlja popolno sledljivost in dostopnost dokumentov.

Avtorizacije za natančno omejitev dostopa

Varnost je ključna pri arhiviranju dokumentov. DMS omogoča natančno omejitev dostopa do arhiviranih dokumentov, kar pomeni, da imajo dostop samo pooblaščene osebe. To preprečuje nepooblaščen dostop in zagotavlja zaupnost informacij.

Enostavna implementacija in prilagoditev

Implementacija arhiviranja v SAPov DMS je enostavna, s paketom prenosa transportnega zahtevka se rešitev hitro prilagodi potrebam organizacije. Manjša dopolnitev programov za tiskanje je včasih potrebna, vendar je celoten proces hitro izvedljiv.

Arhiviranje dokumentov v SAPov DMS prinaša organizacijam varno hrambo ključnih dokumentov, skladnost z regulativami ter učinkovit dostop do informacij. S shranjevanjem v PDF/A formatu, povezavo z ERP-jem, avtorizacijami ter enostavno implementacijo je DMS ključna rešitev za zagotavljanje učinkovitega in organiziranega upravljanja dokumentov v digitalni dobi. S sposobnostjo trajnostne hrambe v PDF/A formatu, povezavo z osrednjim ERP sistemom, vzpostavitvijo natančnih avtorizacij ter preprosto implementacijo, se Document Management System (DMS) izkaže kot ključna rešitev za organizacije, ki stremijo k boljšemu nadzoru, sledljivosti ter učinkovitemu deljenju in upravljanju ključnih poslovnih dokumentov.

Za dodatne informacije in ponudbo, nam pišite na info@itelis.eu.